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Database B2B e GDPR

Casi pratici su come usare il database e quali accortezze usare

 

Da oltre 6 anni Mailtogo.it mette al centro il rispetto e l’osservanza della normativa italiana e dell’Unione Europea in materia di privacy e protezione dei dati personali.

Per questo motivo, trattiamo nei nostri database esclusivamente dati relativi a persone giuridiche. In relazione alla tipologia dei casi che il nostro prodotto contiene abbiamo mutuato 2 diverse casistiche presenti nei nostri database:

 

Caso 1 : Persona Giuridica (Full Legal Person)

Con una percentuale che supera il 70% delle anagrafiche presenti nel database di Mailtogo.it, questa categoria di dati contiene società (Srl, Snc, Spa, Sas ecc), Enti, Associazioni,contatti generici o di ufficio (vendite@, marketing@, info@)

Questa tipologia di contatti sono esclusi dalla tutela del Regolamento. Riportiamo brevemente quanto riportato nel Considerando 14:

The protection afforded by this Regulation should apply to natural persons, whatever their nationality or place of residence, in relation to the processing of their personal data. This Regulation does not cover the processing of personal data which concerns legal persons and in particular undertakings established as legal persons, including the name and the form of the legal person and the contact details of the legal person.

 

Caso 2: Persona giuridica con dati personali (Legal Person with natural person contact data)

In questo caso, sono presenti dati personali all’interno della ragione sociale del contatto (es. info@OfficinemeccanicheCOGNOME.it). Una minoranza di contatti all’interno dei nostri database è riferita a persone giuridiche che contengono i riferimenti di una persona fisica all’interno della ragione sociale.

Tali dati non sono definibili “dati personali” nel caso di società di capitali, in quanto i dati personali non sono riconducibili a una persona fisica identificata o identificabile.In ogni modo, il fatto che all’interno dei database di Mailtogo non siano presenti dati personali, non significa che i dati forniti al cliente possano essere utilizzati senza riguardo per attività commerciali e/o di marketing.

Infatti, esistono numerose disposizioni di legge che tutelano anche il dato di contatto di persone giuridiche (es. Registro delle opposizioni, normativa in materia di comunicazioni commerciali non sollecitate). Per questo motivo, invitiamo il cliente a individuare la corretta base giuridica prima di avviare le attività commerciali e/o di marketing.

 

“E’ importante ricordare come questi considerando non sostituiscono in alcun modo il parere del legale aziendale. Ricorda di consultare un tuo avvocato o esperto di privacy.”

Consigli extra GDPR

 

È bene sempre chiarire che la legge è da rispettare in pienezza e rigore. Ma nell’email e direct marketing vi sono tante piccole e grandi regole non scritte che consigliamo di seguire ugualmente anche se la legge non le impone.

EDUCAZIONE: ovvero avere l’accortezza di contattare i prospect, i contatti e le aziende avendo chiara in mente la web netiquette. 

LINK DI DISISCRIZIONE: Sempre presente, evidente, non nascosto. Diamo a chiunque la possibilità di rimuoversi. Di esercitare quindi il diritto ad essere rimosso dal nostro database.

Cosa posso inviare nella pratica

Esempio pratico di utilizzo

 

In tutte le fattispecie mostrate è sempre consigliabile inviare l’informativa prevista della normativa applicabile. Ti ricordiamo che i database forniti da MAILTOGO non sono liberamente utilizzabili per inviare messaggi promozionali. Al contrario, è responsabilità di chi acquista la lista da MAILTOGO occuparsi autonomamente di individuare l’apposita base giuridica che autorizzi l’utilizzo dei dati.Può essere utile considerare la seguente traccia in occasione dell’invio di informazioni riguardanti la tua azienda:

 

Chi sei – Descrivi brevemente la tua azienda.

Puoi usare immagini, loghi, descrizioni, claim e quello che possa aiutare il ricevente nel qualificarti come potenziale interlocutore.

 

Cosa Fai – Descrivi il tuo prodotto o servizio

Prova ad essere incisivo e descrittivo. Non promozionale. Chi non ti conosce non parte da una promozione ma dalla conoscenza dei vantaggi e plus distintivi del tuo prodotto.

Usa loghi, immagini animate o statiche, descrizioni e schede di descrizioni.

 

Perché lo fai – Spiega perché il tuo servizio o prodotto sono utili al ricevente

Sembra un aspetto minore ma forse è il principale in ottica di direct marketing perché fa capire al ricevente che chi invia ha segmentato bene il target e si propone solo a chi è in target e non a tutti. L’invio ONE TO MANY (uno a tanti) se è esplicito nell’email ha il sapore dello spam (esempio: invio la presentazione di una macchina affrancatrice ad una azienda di pulizie industriali)

 

Dove lo fai – Descrivi luogo e sito web per gli approfondimenti

Utile spiegare il tuo raggio di azione. Evita ad esempio di fornire servizi geolocalizzati a Palermo se la tua sede è a Treviso. Potrebbe non essere credibile. Se puoi farlo spiegalo tra i vantaggi.

 

Contattami – Scrivi i modi per essere contattato

Metti in bella mostra i tuoi contatti. E’ l’occasione per raccogliere interesse da chi riceve.

 

Output – Link di discrizione

Inserisci sempre il link di rimozione. Ricorda che chi si disiscrive non ti fa un torto. Ti aiuta altresì a pulire e segmentare il database solo con coloro che sono in target e potenzialmente interessati.

 

INFINE:

Mantieni il tono del messaggio e l’oggetto dello stesso molto basso. Stai informando della tua attività, non stai vendendo e non stai inviando e-mail di carattere commerciale. Non inserire prezzi, sconti e slogan.

 

INFORMATIVA PRIVACY:

Ricorda di inserire sempre il link alla privacy policy del tuo sito web e di indicare sempre la modalità di trattamento dei dati e i dati del titolare del trattamento.

Es.

INFORMATIVA GDPR (REGOLAMENTO EUROPEO SULLA PRIVACY UE 2016/679) ART.13-14 AZIENDA SPA – Indirizzo, n°, Cap, Città (Provincia) – tel. +39 – nome titolare del trattamento – sta trattando i vostri dati (Ragione Sociale, indirizzo, telefono, fax se presente, indirizzo e-mail) provenienti da (esempio).  I dati in oggetto verranno utilizzati esclusivamente da AZIENDA SPA e dai suoi incaricati nell’ambito di (etc.)

 

Un esempio nella pratica

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